Ansprechpartnerin für Fragen zur Beantragung, Durchführung und Abrechnung von Maßnahmen ist Emma Speck. Sie ist telefonisch unter 030 2888 488 17 und per E-Mail unter speck@jugendfeuerwehr.de zu erreichen.

Achtung: Für allgemeine Fragen rund um die Förderung internationaler Jugendbegegnungen und Fachkräfteprogramme werden regelmäßig "Sprechstunden" angeboten. Nähere Informationen dazu werden über die sozialen Medien veröffentlicht oder können per E-Mail unter internationales@jugendfeuerwehr.de angefragt werden.

Internationale Austausche sind ein wichtiger Bestandteil der Jugendarbeit in den Feuerwehren. Die Deutsche Jugendfeuerwehr fördert die Zusammenarbeit und Verständigung von Jugendfeuerwehren mit Partnerorganisationen auf der ganzen Welt. Sie versteht die internationale Jugendarbeit als ein wichtiges Angebot außerschulischen Lernens, welches unter anderem

• die Partnerschaften zu internationalen Jugendorganisationen und das Selbstbewusstsein der Kinder und Jugendlichen stärkt,
• das eigene Team durch gemeinsame Erfahrungen noch enger zusammenbringt,
• Freundschaften entstehen lässt,
• den kulturellen Austausch sowie das Lernen von Anderen und/oder neuer Fertigkeiten ermöglicht und
• den Erwerb interkultureller Kompetenzen und Fremdsprachkenntnissen sowie die Hilfsbereitschaft fördert.
• das demokratische Zusammenleben, die gesellschaftliche Teilhabe sowie die Chancengleichheit junger Menschen in Deutschland und den Partnerstaaten in ihrer jeweiligen Lebenslage stärken.

Zu den Grundsätzen der internationalen Jugendarbeit gehören unter anderem folgende:

Wertschätzung von anderen/Unterschieden offen und freundlich begegnen 

Die Durchführung Internationaler Jugendbegegnungen ermöglicht es, bestehenden Barrieren erfolgreich zu begegnen. Diese können zum Beispiel aufgrund verschiedener Sprachkenntnisse oder unterschiedlichen Aussehens bestehen und ganz praktisch im Rahmen des gemeinsamen Aufeinandertreffens bei der Durchführung von Aktivitäten abgebaut werden.  

Gemeinsame Planung 

Die Internationale Jugendbegegnung lebt davon, dass die Kinder und Jugendlichen möglichst in die Vorbereitung miteinbezogen werden. Gelingt es, auch die Partnergruppe in die Planung zu integrieren, kann ein Austausch auf Augenhöhe geschaffen werden. 

Gemeinsames Programm 

Das Programm soll auf die Bedürfnisse beider Gruppen angepasst werden. Beachtung finden sollten zum Beispiel gendergerechte Themen, das Alter und die Sprachkenntnisse der Teilnehmenden. Eine eventuelle Vorbereitung der Teilnehmenden kann hilfreich sein, sodass die Gruppe weiß, wie sie sich zum Beispiel bei einem Besuch in einer Gedenkstätte oder im Umgang mit einer neuen Kultur verhalten sollte.

Gleichberechtigung 

Teilhabe bedeutet, dass die Kinder und Jugendlichen sich einbringen können und gehört werden. Dabei werden alle gleichermaßen berücksichtigt – unabhängig ihrer Herkunft, Geschlecht oder Religion.

Bei den Austauschprogrammen etwa mit Partnerorganisationen aus Frankreich, Polen, Tschechien, Griechenland (und eventuellen Drittland-Partnern) existieren spezielle Fördermöglichkeiten.

Die Deutsche Jugendfeuerwehr fungiert für diese Förderstellen als so genannte Zentralstelle. Das bedeutet, sie unterstützt das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, die Jugendwerke und Koordinierungszentren bei der Antragsbearbeitung und Maßnahmenabrechnung. Einen Überblick über die Möglichkeiten und Grenzen der finanziellen Förderung ermöglicht die Deutsche Jugendfeuerwehr auf ihrer Schwerpunktseite "Internationale Jugendarbeit".

Weiterführende Informationen zu den Programmdetails und/oder zu beachtende Rahmenbedingungen gibt es außerdem auf den Internetseiten der jeweiligen Jugendwerke und Koordinierungszentren, wie zum Beispiel nachfolgend genannte:

• Deutsch-Polnisches Jugendwerk (DPJW)
• Deutsch-Französisches Jugendwerk (DFJW)
• Deutsch-Griechisches Jugendwerk (DGJW)
• Tandem – Koordinierungszentrum Deutsch-Tschechischer Jugendaustausch

Grundsätzlich können bi- und multilaterale Begegnungen zwischen Partnerorganisationen gefördert werden. Dabei sollte eine Partnerschaft mit einer Gruppe bestehen oder eine auf Dauer angelegte Partnerschaft angestrebt werden. Die zuvor genannten Fördermittelgebenden ermöglichen zum Teil auch weitere Maßnahmen, für die Zuschüsse beantragt werden können. Konkrete Informationen gibt es im Berliner Bundesjugendbüro.

Prinzipiell werden keine Maßnahmen gefördert, die nach Inhalt, Methodik und Struktur überwiegend dem Breiten- und Leistungssport, der Touristik oder Erholung dienen. Jugendbegegnungen im Rahmen von Städte- und Regionalpartnerschaften werden darüber hinaus durch das EU-Programm „Europa für Bürgerinnen und Bürger“ gefördert. Mehr dazu gibt es auf der Internetseite der Europäischen Kommission.

Werden Maßnahmen im Ausland durchgeführt, sind in jedem Fall Kosten für den Transport und die Fahrt zu berücksichtigen. Darüber hinaus können Kosten für die Vor- und Nachbereitung der Veranstaltung entstehen.

Werden Veranstaltungen in Deutschland durchgeführt, gilt das so genannte Gastgeberprinzip. Neben Ausgaben für die Vor- und Nachbereitung der Veranstaltung, können somit folgende weitere Kosten auf die einladende Organisation zukommen:

1. Kosten für Unterbringung und Verpflegung
2. Programmkosten
3. Fahrtkosten zu den Programmpunkten
4. Materialkosten (Handout, Stifte, Flipchart etc.)
5. Versicherungen
6. Honorare
7. Öffentlichkeitsarbeit

Wird eine Internationale Jugendbegegnung oder ein Fachkräfteprogramm durchgeführt, gilt das so genannte Gastgeberprinzip. Die gastgebende Gruppe übernimmt demnach die vor Ort-Kosten aller Teilnehmenden (wie zum Beispiel der Unterbringung, Verpflegung und des Programms). Die reisende Gruppe trägt lediglich ihre Fahrtkosten.

Bei einer Maßnahme im Ausland können grundsätzlich Zuschüsse für die Reisekosten der Teilnehmenden aus Deutschland sowie die Kosten für die Vor- und Nachbereitung der Veranstaltung gefördert werden.

Bei einer Maßnahme in Deutschland können Zuschüsse zu den Programm-, Unterbringungs- und Verpflegungskosten sowie für die Sprachmittlung und Fahrtkosten im Rahmen des Programms (wie zum Beispiel einer Busfahrt zu einem thematischen Ausflug) gefördert werden.

Nicht förderfähig sind zum Beispiel alkoholische Getränke, Taschengeldzahlungen, Geräte und Einrichtungsgegenstände. Grundsätzlich nicht gefördert werden (Gast-)Geschenke. Ausnahmeregelungen können im Berliner Bundesjugendbüro erfragt werden.

Die Partnerorganisation muss nicht zwingend eine Jugendfeuerwehr sein. Allerdings muss die Partnergruppe einer Jugendorganisation angehören. Dabei kann es sich zum Beispiel auch um Kinder- und Jugendgruppen aus Sport- oder Musikvereinen handeln.

Im Berliner Bundesjugendbüro laufen alle Kontakte zusammen. Hier gibt es Unterstützung, wenn eine Partnerorganisation in einem bestimmten Land gefunden werden soll.

In Vorbereitung auf eine Internationale Jugendbegegnung können folgende Fragestellungen hilfreich sein:

1. Wurden alle Beteiligten gleichermaßen eingebunden (Leitungsteam, Partnerorganisation, Teilnehmende, Eltern)?
2. Sind die Antragsfristen berücksichtigt?
3. Stehen ausreichend finanziellen Mittel zur Verfügung? Neben der Förderung gehören dazu zum Beispiel Teilnehmendenbeiträge oder Spenden.
4. Sind alle Teilnehmenden ausreichend versichert?
5. Wurde genug „Wartezeit“ berücksichtigt? Das kann zum Beispiel bei der Beantragung von Visa der Fall sein.
6. Sind die Termine gut abgestimmt? Hier sind insbesondere Ferienzeiten zu beachten.

Programme für Fachkräfte weisen einen unmittelbaren fachlichen Bezug zur Kinder- und Jugendhilfe bzw. zur Arbeit mit Kindern und Jugendlichen auf. Der fachliche Bezug muss sowohl für das Programm als auch bei den Teilnehmenden vorhanden sein. Die Teilnehmendenzahlen variieren je nach Fördermittelgebenden.

Darüber hinaus können auch die unter „Wie plane ich eine Internationale Jugendbegegnung?“ dargestellten Fragen eine Hilfestellung bieten, die Maßnahme zu planen.

Anträge und Abrechnungen sowie Mittelabrufe dürfen grundsätzlich nur von Vertreter:innen juristischer Personen unterzeichnet werden. Dabei handelt es sich um eine Vereinigung oder Organisation mit vom Gesetz anerkannter rechtlicher Selbstständigkeit. Konkret handelt es sich dabei zum Beispiel um einen (Förder-)Verein, die Stadt oder Gemeinde. Für die juristische Person darf nur unterzeichnen, wer nach Satzung zeichnungsberechtigt ist. Dies gilt in der Regel nicht für den/die Jugendfeuerwehrwart:in. Es empfiehlt sich, hierzu jeweils Rücksprache mit dem Berliner Bundesjugendbüro zu halten.

Die An- und Abreisetage können als volle Programmtage zählen, wenn sie einen inhaltlichen Programmpunkt tragen. Dazu kann zum Beispiel eine gemeinsame Abschlussbesprechung zählen.

Es sind die Richtlinien der Fördermittelgebenden zu beachten. So gilt im Speziellen zum Beispiel folgendes:

Deutsch-Französisches Jugendwerk (DFJW): Gruppenprojekte

• An- und Abreise werden als 1 Programmtag gerechnet
• Austausch beginnt mit Anreise am Ort der Begegnung und endet dort mit der Abreise

Deutsch-Polnisches Jugendwerk (DPJW)

Programmtage sind Projekttage mit einem gemeinsamen Programm.

Grundsätzlich wird ein Teilnehmendenschlüssel von 15 Kindern/Jugendlichen und 2 Begleitpersonen (jeweils ein Betreuer und eine Betreuerin) gefördert. Wenn die Jugendfeuerwehr aus mehr als 15 Personen besteht, ist das dem Berliner Bundesjugendbüro formlos mitzuteilen. Sollte ein höherer Betreuungsschlüssel benötigt werden, ist dies ebenfalls dem Berliner Bundesjugendbüro schriftlich mitzuteilen. Der Deutschen Jugendfeuerwehr ist sehr daran gelegen, dass die Aufsichtspflicht in allen Lagen gewährt werden kann.

Beim Deutsch-Polnischen Jugendwerk (DPJW) gilt: Die Zahl der Betreuenden muss in einem angemessenen Verhältnis zur Zahl der Teilnehmenden stehen. Bei der Förderung gilt in der Regel folgender Schlüssel: Für die ersten 10 Teilnehmenden 2 Betreuende, bei jeweils bis zu 10 weiteren Teilnehmenden eine zusätzliche Person für die Betreuung. Es können auch mehr Betreuende gefördert werden, dies bedarf jedoch einer Begründung und der Zustimmung des DPJW.

Gesonderte Regelungen bestehen außerdem wie folgt:

Deutsch-Polnisches Jugendwerk (DPJW)

Das DPJW gibt keine minimale oder maximale Gruppengröße vor, jedoch muss das Teilnehmendenverhältnis angemessen sein. Es sollten also ungefähr gleich viele nationale wie internationale Personen teilnehmen.

Deutsch-Französisches Jugendwerk (DFJW)

Auf 5 Teilnehmende kann eine betreuende Person gefördert werden.

Das DFJW sieht eine minimale Gruppengröße von 4 Personen vor und eine maximale Gruppengröße von 70 Teilnehmenden (inkl. Leitungspersonen). Dies gilt für bi, tri- und multilaterale Projekte. Die Anzahl ist jedoch abhängig von dem jeweiligen Programm.

Bei einem Fachkräfteaustausch und allen anderen Projekten zur Qualitätssicherung und -entwicklung beträgt die maximal förderfähige Zahl an Teilnehmenden 50 Personen.

Die Vor- und Nachbereitung können für jedes Land mit maximal 3 Personen gefördert werden.

Unter dem „Drittort“ ist der Ort außerhalb des Standortes der jeweiligen Partnerorganisationen (national/international) zu verstehen.

Bei bilateralen Gruppenprojekten soll die Anzahl der Teilnehmenden aus Deutschland und Frankreich ausgeglichen sein (möglichst 50 % aus jedem Land, aber mindestens ein Drittel aus einem der beiden Länder).

Deutsch-Griechische Jugendwerk (DGJW)

Das Teilnehmendenverhältnis muss ausgeglichen sein, es sollte also ungefähr die gleiche Zahl an Personen aus beiden Ländern teilnehmen. Maximal darf es zu einem Unterschied beim Verhältnis von 3:2 kommen. Bei Jugendbegegnungen sind es mindestens fünf Personen pro Partnerland. Eine Maximalteilnehmerzahl ist nicht vorgegeben. Es bleibt der Hinweis, dass die Anzahl verhältnismäßig und je nach Projektart gerechtfertigt sein muss.

Die Altersgrenzen der Teilnehmenden an Jugendbegegnungen fallen je nach Jugendwerk unterschiedlich aus.Für Betreuende gibt es keine formalen Altersgrenzen. Es gelten die Richtlinien der Fördermittelgebenden, wie zum Beispiel folgende Angaben: 

Deutsch-Polnisches Jugendwerk (DPJW)

• Mindesalter 12 Jahre (Ausnahmen möglich, wenn das Projektteam mit der Altersgruppe vertraut ist)
• Höchstalter 26 Jahre (Ausnahmen möglich, wenn für Projekt erforderlich)
• Ausgenommen von Höchstgrenze sind Mitglieder des Projektteams

Deutsch-Französisches Jugendwerk (DFJW)

• Mindestalter 3 Jahre
• Höchstalter 30 Jahre (bis Vollendung des 31. Lebensjahres)
• Ausnahme: bestimmte Programme fördern auch Berufstätige und Auszubildende bis zum 35 (bis Vollendung des 36. Lebensjahres)
• Für Leitungskräfte (Projektteam) gibt es keine Altersgrenze

Deutsch-Griechisches Jugendwerk (DGJW)

• Mindestalter: 12 Jahre
• Höchstalter: 29 Jahre

Stand: März 2024/Speck

Der geförderte Veranstaltungszeitraum für Begegnungen von Kinder- und Jugendgruppen, Workcamps und Fachkräfteprogrammen variiert je nach Fördermittelgebenden.

Eine Übersicht der jeweiligen Fördersätze finden sich auf der Schwerpunktseite "Internationale Jugendarbeit" der Deutschen Jugendfeuerwehr.

Neben der finanziellen Förderung durch das Bundesministerium für Familien, Senioren und Jugend bzw. einem Jugendwerk oder Koordinierungszentrum können Einnahmen aus öffentlicher Hand (wie zum Beispiel Förderungen über die EU, Länder, Kommunen, Stiftungen), privater Hand (wie zum Beispiel über Sponsor:innen) oder Eigenmittel (zum Beispiel aus der Jugendfeuerwehr-Kasse oder Teilnehmendenbeiträge) eingesetzt werden.

Die Angehörigen der Freiwilligen Feuerwehr stehen auf den Wegen von und zu einer im organisatorischen Verantwortungsbereich der Freiwilligen Feuerwehr stattfindenden Veranstaltung unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Gleichfalls unter Versicherungsschutz stehen satzungsgemäße Aufgaben zur Nachwuchsförderung. Dies gilt auch für Veranstaltungen im Ausland.

Bei Fragen dazu kann sich jederzeit gerne an das Berliner Bundesjugendbüro gewendet werden.

Zu beachten ist, dass Honorare grundsätzlich zu überweisen sind und nicht bar ausgezahlt werden dürfen. Darüber hinaus sind dafür Vereinbarungen abzuschließen. Eine Vorlage dafür kann im Berliner Bundesjugendbüro angefragt werden.

Ein jährliches Treffen ist keine Voraussetzung für eine Förderung. Es empfiehlt sich jedoch, innerhalb von 24 Monaten einen Gegenbesuch zu planen. Somit lassen sich Ziele der internationalen Jugendarbeit besser erreichen, wie zum Beispiel die Stärkung der internationalen Freundschaft.

Die Antragsfristen unterscheiden sich je nach Fördermittelgebenden. Eine (nicht-abschließende) Übersicht der zu beachtenden Fristen findet sich auf der Schwerpunktseite "Internationale Jugendarbeit" der Deutschen Jugendfeuerwehr.

Das vorläufige Programm kann formlos erstellt werden (zum Beispiel in Excel oder Word). Darin soll das bis zum Zeitpunkt der Antragsstellung vorhandene Programm chronologisch aufgeführt werden.

Der Finanzierungsplan kann ebenfalls formlos erstellt werden. Er zeigt auf, mit welchen Ausgaben für Unterbringung und Verpflegung sowie das Programm gerechnet wird und wie die Kostenpunkte im Einzelnen finanziert werden sollen. Es muss auch enthalten sein, an welcher Stelle und in welcher Höhe die Förderung eingesetzt werden soll. Zu beachten ist, dass grundsätzlich eine Eigenbeteiligung des Trägers in Höhe von 10 Prozent an den förderfähigen Gesamtausgaben vorliegen sollte. Darüber hinaus können bei einer Förderung aus dem KJP grundsätzlich nicht gleichzeitig Mittel vom Deutsch-Französischen oder Deutsch-Polnischen Jugendwerk in Anspruch genommen werden.

Bei den Angaben der Fördermittel handelt es sich um Höchstsätze. Die eigentliche Förderung richtet sich schließlich nach dem Bedarf, welcher im Finanzierungsplan angegeben wird. Somit können die Fördermittelbeiträge auch geringer ausfallen.

Das Bankkonto muss zum/zur Antragstellenden gehören. Fördermittel werden grundsätzlich auf kein privates Konto überwiesen.

Das Bewilligungsschreiben wird mit einer Vereinbarung zur Bewilligung versendet. Das Schreiben verbleibt bei dem/der Antragstellenden und enthält wichtige Informationen und Hinweise für die Durchführung und Abrechnung der Maßnahme.

Die Vereinbarung ist im Original unterzeichnet an das Berliner Bundesjugendbüro zu senden. Wichtig ist: Die Vereinbarung muss von einem/einer Vertreter:in der juristischen Person unterzeichnet werden.

Sollte sich die Teilnehmendenzahl ändern, ist das Berliner Bundesjugendbüro umgehend darüber zu informieren. 

Zu beachten ist: Wenn sich nach der Bewiligung die Teilnehmendenzahl verringert, verringert sich auch der finanzielle Anspruch entsprechend der Fahrtkosten- oder Tagegeldbauschale.

Für den Mittelabruf werden Formblätter zur Verfügung gestellt. Sie finden sich auf der Internetseite der Deutschen Jugendfeuerwehr.

Die Teilnehmendenlisten stellen neben dem Verwendungsnachweis die Grundlage für die Abrechnung dar. Sie müssen vollständig ausgefüllt und im Original unterzeichnet werden. 

Weiterführende Informationen zu dem Verwendungsnachweis finden sich in den Bewilligungsschreiben. Zu beachten ist, dass der Verwendungsnachweis vollständig ausgefüllt und im Original unterzeichnet werden muss. Es sind eine Belegliste, welche eine Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben gibt, und Belegkopien entsprechend der Auflistung beizufügen. Darüber hinaus ist ein Sachbericht anzufertigen.

Die Frist für die Abrechnung beträgt grundsätzlich sechs Wochen nach Maßnahmenende. Vereinzelt geben die Fördermittelgebenden andere Fristen vor, welche in den Schreiben zu Bewilligung bzw. in der dazugehörigen Vereinbarung aufgeführt werden. 

Eine Fristverlängerung kann formlos beim Berliner Bundesjugendbüro beantragt werden.

Es ist darauf zu achten, dass bei Veröffentlichungen jeglicher Art (Zeitung, soziale Medien, etc.) auf die Förderung hinzuweisen ist. Der Fördermittelgebende stellt dafür Förderlogos zur Verfügung. Weiterführende Informationen können außerdem im Berliner Bundesjugendbüro erhalten werden.

Zur weltweiten Kultur der Jugendfeuerwehr gehören Jugendfeuerwehr-Großzeltlager dazu. Besonders für Internationale Jugendbegegnungen bieten sie einen geeigneten Rahmen, in dem sich Jugendfeuerwehren mit ihren ausländischen Partnergruppen treffen und am Programm teilnehmen können. Werden hierfür Fördermittel über die Deutsche Jugendfeuerwehr beantragt, müssen sich die Antragstellenden an die jeweils geltenden Richtlinien halten. In erster Linie werden Internationale Jugendbegegnungen bezuschusst, wenn ein interaktiver Austausch mit der ausländischen Partnergruppe stattfindet. Daher muss Folgendes bei der Durchführung und Abrechnung beachtet werden: 

Durchführung

Jugendliche sind mit ihren deutschen Partnergruppen zusammen. Das bedeutet, sie sind in einem „Dorf A“ gemeinsam untergebracht, sie essen zusammen und nehmen gemeinsam an dem Programm des Großzeltlagers teil. Neben dem Programm für alle Teilnehmenden des Zeltlagers muss es ein Programm geben, das ausschließlich auf die bi-/tri-/ bzw. multinationale Jugendbegegnung zugeschnitten ist. Das kann ein Sprachanimations-Workshop, Bastel-Workshop o.ä. sein. 

Beantragung & Abrechnung

Antragstellende können sein: die jeweilige Jugendfeuerwehr (Achtung: es muss sich um eine juristische Person handeln) oder der Veranstalter der Großzeltlagers. Zu beachten ist: 

Im Antrag und im Verwendungsnachweis (Sachbericht) sind die Fragen explizit im Zusammenhang mit der Partnergruppe zu beantworten. Zum Beispiel: Welche Ziele werden mit dieser Maßnahme verfolgt? Wie sollen diese umgesetzt werden? Hier muss hervorgehen, dass das Lager zwar einen thematischen und programmatischen Rahmen bietet, die Gruppen mit ihren ausländischen Partnerorganisationen allerdings eigenständig agieren. 

Bei der Abrechnung ist darauf zu achten, dass Rechnungen (Workshops, Catering, Schwimmbadbesuche etc.) explizit auf die bi-/tri-/ bzw. multinationale Begegnung ausgestellt werden. Ist dies seitens der Rechnungsstellenden aus Gründen nicht möglich, muss die Gesamtrechnung des z.B. Caterings vom dem/von der Antragstellenden anteilig auf die Personenzahl der bi-/tri-/ bzw. multinationalen Begegnung heruntergerechnet werden. Der Rechenweg ist dabei nachvollziehbar für die Zentralstelle darzulegen. Außerdem ist darauf zu achten, dass die Rechnungsadresse der Belege der Adresse des/der Antragstellenden entspricht.

Stand: 21.09.2022